Standar Operasional Prosedur

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

(SOP)

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

FAKULTAS ILMU KESEHATAN

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA

2013

KATA PENGANTAR

Dengan memohon rahmat dan ridho Allah SWT, akhirnya buku Standar Operasional Prosedur (SOP) ini dapat tersusun meskipun dengan waktu yang agak lama, namun kami bersyukur akhirnya dapat terselesaikan juga.

Nabi Muhammad Shallallahu ‘Alaihi Wasallam adalah Nabi dan pesuruh Allah. Baginda adalah pembawa rahmat untuk seluruh alam dan merupakan Rasulullah bagi seluruh umat di dunia. Sesungguhnya Nabi Muhammad S.A.W merupakan satu anugerah dan kurniaan Allah SWT kepada umat manusia untuk menunjukkan jalan yang lurus dan benar.

Badan Eksekutif Mahasiswa atau yang sering kita singkat dengan BEM pada dasarnya merupakan suatu badan keorganisasian tertinggi dalam wilayah kampus, BEM-U untuk lingkup universitas, dan BEM-F untuk lingkup Fakultas. Hal ini tentu karena besarnya tanggung jawab yang harus dijalan oleh organisasi itu sendiri dan memang dinilai perlu adanya pusat koordinasi agar tidak terjadi diskomunikasi atau benturan kegiatan yang terjadi antara satu organisasi dengan organisasi lainnya.

Sebagai upaya mahasiswa ke arah penalaran intelektualitas, pengembangan wacana, dan integritas kepribadian untuk mencapai tujuan KAMA FIK yaitu “Mengusahakan terwujudnya Mahasiswa yang berkeilmuan dan berkeislaman, mandiri, berbudi pekerti, berwawasan luas, demokratis, dan bertanggungjawab demi terwujudnya masyarakat adil dan makmur yang diridhoi oleh Allah SWT”., Badan Eksekutif Mahasiswa melalui Keluarga Mahasiswa FIK UMS diharapkan dapat menyelenggarakan kegiatan yang terkelola dengan baik. Pengelolaan kegiatan yang baik dan optimal dapat terjadi bila koordinasi antara ormawa sebagai lembaga struktural dan organisasi kemahasiswaan yang professional dapat terjalin dengan baik.

Pada kepengurusan BEM FIK UMS tahun 2013 ini, kami selaku Pimpinan Keluarga Mahasiswa FIK UMS merasa perlu untuk adanya Standar Operasional Prosedur (SOP) sebagai pedoman bagi ormawa FIK UMS agar memiliki arah dan tujuan yang jelas dan terintegrasi dalam mengarungi setahun perjuangannya nanti.

Semoga Standar Operasional Prosedur (SOP) ini bermanfaat. Dengan demikian kegiatan kemahasiswaan di lingkup KAMA FIK UMS dapat terwujud. Amin…

Surakarta, 28 Februari 2013

Gubernur Mahasiswa

Kholid Ubaidilah

J410110113

 

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR

DAFTAR ISI

BAB  I  VISI DAN MISI BEM FIK UMS 2013

BAB II  WAWASAN KEBANGSAAN

BAB III             PEDOMAN ADMINISTRASI   

-          Administrasi Kearsipan

-          Administrasi Pemakaian dan Peminjaman Inventaris

-          Inventarisasi dan dokumentasi organisasi

-          Surat menyurat

-          Administrasi Keuangan

BAB IV             KEBIJAKAN ORGANISASI

-          Tertib Organisasi

-          Deskripsi Departement-departement

-          Rapat-rapat

-          Prosedur Pelaksanaan Kegiatan

BAB V ETIKA ORGANISASI

BAB VI             PENUTUP

BAB I

VISI DAN MISI

Visi :

Terwujudnya BEM FIK UMS yang Professional dan Bersinergis, menuju Mahasiswa yang Intelek, Sosialis dan Religius

Misi :

1.      Meningkatkan penalaran intelektual mahasiswa dan pengembangan wacana;

2.      Meningkatkan kepekaan sosial mahasiswa, terhadap upaya pemberdayaan masyarakat;

3.      Membangun budaya organisasi yang positif, cerdas, dan berkarakter islami;

4.      Menciptakan kepemimpinan yang solid, guna peningkatan solidaritas lembaga mahasiswa;

5.      Optimalisasi fungsi dan peran BEM FIK UMS sebagai lembaga kemahasiswaan yang professional dan bertanggungjawab;

6.      Membangun sinergisitas dengan seluruh stakeholder FIK UMS;

7.      Dinamis dan solutif.

BAB II

WAWASAN KEBANGSAAN

Muhammadiyah dan Bangsa Indonesia

“Bangsa yang besar adalah bangsa yang menghargai jasa-jasa para pahlawannya” (Bung Karno). Bangsa ini besar karena pahlawannya dan berkembang karena generasinya. Untuk mengenal pahlawan tentunya dari sejarah dan dengan memperluas wawasan kebangsaan kaum muda. Namun tidak demikian adanya, kini sejarah di mata kaum muda bukanlah menjadi hal yang menarik untuk diperbincangkan. Padahal upaya untuk membesarkan bangsa ini salah satunya harus dimulai dari sejarah dan kajian strategis dalam mengembangkan bangsa oleh kaum muda.

Kaum muda yang menjadi tulang punggung bangsa ini sepatutnya memahami dan memaknai sejarah. Kita dapat berpedoman pada sejarah masa lampau untuk mewujudkan kesejahteraan negara saat ini. Banyak pelajaran yang bisa diambil dari sejarah. Misalnya saja Majapahit dan Sriwijaya yang merupakan kerajaan besar telah diakui dunia internasional. Sriwijaya disebut sebagai kerajaan maritim karena wilayah lautnya yang begitu luas. Di sisi lain, Majapahit bersama Gadjah Mada mampu mempersatukan bangsa dari Sumatera hingga Papua dengan nama Nusantara. Kita patut bangga jika melihat masa kejayaan dua kerajaan tersebut.  Bukankah ini menunjukkan ukiran yang tidak semua masa bisa mengukirnya?. Namun tidak akan ada kebanggaan jika kita belum mengetahui sejarahnya. Dari pelajaran itu, diharapkan generasi muda sekarang mampu untuk mengembangkan dan memajukan bangsa melalui ranah gerak kaum muda khususnya mahasiswa.

Mahasiswa mempunyai “rating” yang cukup tinggi di kalangan masyarakat, sebagai agent of change, peran yang telah diukir oleh mahasiswa pada tahun 60an, pasca kepimpinan presiden Soekarno sampai dengan era 90an pasca presiden Soeharto tidak bisa kita pungkiri, tidak bisa dikesampingkan, disinilah telah terbukti ukiran sejarah oleh mahasiswa pada saat itu. Bila kita melihat kehidupan anak muda belakangan ini, mereka cenderung telah tereksplorasi dengan modernisasi. Memang modernisasi tidak bisa dilepaskan dari perubahan zaman. Namun jati diri tetaplah sebuah kehormatan yang tidak bisa digoncangkan oleh apa dan siapapun. Tanpa disadari, tingkah laku kaum muda terpengaruh dan tidak mencerminkan budaya positif dalam beretika dan hampir jauh dari nilai-nilai spiritual. Hal inilah salah satu dari peran ‘moral’ mahasiswa dalam menciptakan budaya positif berbangsa dan beragama. 

Jika ditilik lebih dalam lagi, melalui pengetahuan sejarah, sebuah bangsa/ kalangan bisa berbenah dari banyaknya kesemrawutan, praktek budaya negatif sangatlah jauh dari nilai keIslaman dan kebangsaan. KH. Ahmad Dahlan bersama rekan-rekan seperjuangan, dalam mengawali pendirian Muhammadiyah juga berlandaskan pada keprihatinan beliau terhadap kondisi bangsa Indonesia, praktek spiritual yang jauh dari nilai keislaman, praktek muamalah yang salah kaprah, ‘boro-boro’ memikirkan upaya kemerdekaan bangsanya, mengatur dirinya saja belum terpikirkan oleh masyarakat ketika itu, hal ini tidak bisa disalahkan secara sepihak, KH. Ahmad Dahlan mencoba mengartikulasi sebuah perubahan melalui gerakan sosial keagamaan yang berpendidikan, berbagai kegiatan partisipatif masyarakat serta pemberdayaan.

Akan masih jauh dari harapan apabila tidak segera diberikan upaya penyadaran dengan realita penanggulangan yang jelas. Muhammadiyah sekarang lebih komitmen dengan mengembangkan berbagai aspek kehidupan, seperti pendidikan dan sosial ekonomi, Muhammadiyah tidak lepas dari sejarah dan belajar mewujudkan cita-cita hidup bangsa Indonesia. Pesan Presiden pertama Republik Indonesia, Ir. Soekarno,  bahwa :  kepada para pahlawan kita harus “Mendem jeru, mikul dhuwur” artinya pendam dalam-dalam, junjung tinggi-tinggi. Makna lebih luas dari kalimat tersebut, dalam mengenang pahlawan kita mesti memendam dalam-dalam segala keburukan dan kekhilafan para pejuang. Sebagai sesosok manusia, hal tersebut tentu tidak luput dari kehidupannya. Sedangkan menjunjung tinggi, bermakna menghargai setinggi mungkin segala jerih payah para pahlawan. Jika bersungguh-sungguh memahami, akan ditemukan sebuah pelajaran berharga. Yaitu cita-cita pejuang yang ingin Indonesia bebas dari penjajahan maupun keterpurukan. Kaum muda harus selalu berupaya untuk merealisasikan cita-cita itu.  Meskipun era telah berubah, namun tujuan agar negara dapat merdeka dari segala aspek tetap dalam sebuah tujuan yang tidak tergoyahkan atas zaman. Harapan semacam itu adalah tanggung jawab kaum muda dan masyarakat Indonesia pada umumnya.

Agar kaum muda mengenal labih jauh perjuangan bangsa, tentunya mereka juga harus belajar sejarah. Sejarah yang bagaimana? Tentunya sejarah yang dalam kejadiannya mengandung nilai-nilai pembelajaran. Naifnya, seperti yang diungkapkan di atas, saat ini sejarah tidak menjadi hal yang menarik di kalangan anak muda. Ini yang perlu diubah salah satunya. Tugas utama mahasiswa sebagai kaum muda adalah belajar mengambil dan menelaah kebijakan dalam menyelesaikan masalah. Tentu saja, jika ingin mempelajari hal semacam itu, kaum muda harus belajar sejarah. Satu hal yang pasti bahwa sejarah bisa saja akan terulang, hanya dimensi waktu dan tempatnya saja yang berbeda.

Hidup Mahasiswa … !!

Hidup FIK … !!

Surakarta, 28 Februari 2013

a.n.

Keluarga Mahasiswa

Fakultas Ilmu Kesehatan

UMS

BAB III

PEDOMAN ADMINISTRASI

I.          Administrasi Kearsipan

Untuk memudahkan pengelolaan sistem administrasi dan kesekretariatan yaitu pengelolaan surat menyurat, surat masuk, maupun surat keluar, pengarsipannya dan dokumentasi agar teratur dan sistematis, maka sistem pengarsipan surat menyurat perlu diatur sendiri. Unsur-unsur yang penting untuk dicatat adalah :

-        Nomor urut surat

-        Nomor surat

-        Tanggal diterima

-        Tanggal dikeluarkan

-        Isi surat

-        Asal surat

-        Keterangan

II.        Administrasi Pemakaian dan Peminjaman Inventaris

1.    Barang yang dipinjam harus mendapat persetujuan sekretaris atau ketua ormawa fakultas;

2.    Peminjaman harus disertai surat peminjaman dan meninggalkan KTM sebagai jaminan;

3.    Barang yang dipinjam harus dikembalikan tepat waktu;

4.    Barang tidak dipinjamkan untuk kepentingan pribadi;

5.    Barang yang sudah digunakan harus dikembalikan ke tempatnya semula;

6.    Segala bentuk transaksi peminjaman harus dicatat dalam buku peminjaman inventaris;

7.    Barang yang dipinjam dikembalikan seperti kondisi semula, apabila rusak/ hilang, maka peminjam harus memperbaiki/ mengganti barang yang rusak/ hilang senilai dengan barang tersebut.

III.      Inventarisasi dan Dokumentasi Organisasi

Inventarisasi organisasi adalah segala sesuatu yang menjadi milik organisasi berupa kekayaan organisasi. Sedangkan dokumen organisasi adalah berkas-berkas kegiatan organisasi yang harus ditata dengan tertib dan rapi, agar suatu saat dapat dengan mudah untuk mencarinya kembali.

IV.      Surat – menyurat

Pedoman ini menjelaskan tentang surat-menyurat ORMAWA KAMA FIK UMS.

Ketentuan Umum :

-          Penggunaan kertas jenis standar, dan ukuran kertas HVS A4;

-          Segala Persuratan wajib menggunakan KOP Surat Standar, dengan tata letak di tengah menggunakan Font “Times New Roman”, menyertakan Sekretariat KAMA FIK UMS dicetak miring;

-          Kop surat umumnya mencantumkan alamat sekretariat selengkap mungkin di bawah nama organisasi atau bagian bawah kertas termasuk mencantumkan alamat kantor, nomor telepon, faksimile, nama kota dan kode pos. Alamat sekretariat KAMA FIK yaitu Sekretariat : Gedung A lt.2 FIK UMS Jl. A.Yani Tromol Pos 1 Pabelan ' (0271) 717417, 719483 Fax. (0271) 715448 Surakarta 57162, apabila memungkinkan dapat menyertakan no.hp;

-          Menyertakan Logo UMS di sebelah kiri, dan Logo Ormawa FIK di sebelah kanan;

-          Nomor ditulis berdasarkan kode surat, Lampiran apabila ada maka hendaknya untuk diisi, Hal/ Perihal ditulis sesuai dengan keperluan/ maksud surat;

-          Tempat dan tanggal penulisan surat lurus di sebelah kanan Nomor. (kecuali untuk SK, Surat Mandat/ Surat yang tata letak maksud dan penomorannya di tengah di bawah kop surat) ditulis di bawah setelah isi surat;

-          Pembuatan surat hendaklah yang rapi dan mudah dipahami.

1.    Surat Keputusan (SK) – kode A1

Merupakan kode surat khusus yang memuat :

-          Pembentukan, pengaturan, pengesahan, perubahan statuta atau pembubaran suatu organisasi, badan, panitia, tim, dan yang lainnya;

-          Pelimpahan/ penyerahan wewenang tertentu kepada seorang pimpinan;

-          Mengesahkan petunjuk pelaksanaan suatu peraturan;

-          Penunjukan, pengangkatan, dan pemberhentian pejabat/ pimpinan pada suatu jabatan atau pangkat, penghargaan dan yang lainnya;

-          Penetapan hal-hal yang bersifat umum dan principal dalam rangka kebijakan pokok.

Contoh, Nomor : 001/A1/SK/BEM_FIK UMS/II/2013

Khusus untuk Surat Keputusan, Surat Keterangan dan Surat Pernyataan dan atau sejenisnya, Tata letak Perihal dan Penomoran berada di tengah di bawah kop surat.

Contoh :

 2.    Memorandum (Memo) – kode A2

Merupakan surat organisasi yang dilakukan oleh pimpinan/ pejabat ormawa di lingkup KAMA FIK UMS yang penyampaiannya bersifat khusus (antar Departemen/bidang), surat sederhana yang sifatnya formal dengan ukuran ½ A4.

Contoh, Nomor : 002/A2/Memo/BEM_FIK UMS/II/2013

3.    Undangan, Permohonan – kode A3

Merupakan surat organisasi yang bersifat umum, yaitu diantaranya untuk mengharap kehadiran/ undangan pada waktu, tempat dan acara yang ditentukan. Serta dapat juga berupa permohonan pembicara, permohonan dana, peminjaman alat dan permohonan sambutan.

Contoh, Nomor : 003/A3/BEM_FIK UMS/II/2013

4.    Surat Peringatan (SP) – kode B1

Merupakan surat yang berisi suatu peringatan, bertujuan memberikan peringatan atas kinerja seorang pimpinan/ pejabat organisasi di lingkup KAMA FIK UMS.

Contoh, Nomor : 001/B1/BEM_FIK UMS/II/2013

5.    Surat Pemberitahuan  – kode B2

Merupakan surat yang berisi pemberitahuan atau informasi tentang sesuatu hal kegiatan, Pengumuman, keputusan atau maklumat yang ditujukan untuk umum, atau baik kepada pihak-pihak tertentu sesuai maksud dari isi surat tersebut.

Contoh, Nomor : 004/B2/BEM_FIK UMS/II/2013

6.    Surat Mandat (SM) – kode B3

Merupakan surat yang berisi mandataris/ penugasan dari organisasi yang harus dilakukan oleh pimpinan atau staff organisasi dan memuat petunjuk tentang apa yang harus dilakukan oleh seseorang atau sekelompok orang dalam satuan organisasi atau satuan kerja.

Untuk penulisan perihal dan penomoran surat mandat ini berada di tengah di bawah kop surat

Contoh,

SURAT MANDAT

Nomor : 001/B3/SM/UKM_UPPM/II/2013

7.    Amplop Surat

Setiap ORMAWA diperkenankan membuat Amplop surat, yang desain/formatnya senada dengan kop surat.

V.        Administrasi Keuangan

Administrasi keuangan merupakan bagian penting dalam proses pengambilan dana, pencatatan pengikhtisaran dan pelaporan keuangan suatu organisasi.

Laporan keuangan yang akurat hanya dapat disusun jika setiap transaksi telah dicatat dengan tepat, maka dalam tahap pencatatan ini, setiap cash flow yang masuk dan keluar dicatat dalam buku kas, di samping mendokumentasikan sumber asli dari transaksi-transaksi.

Ketentuan Umum

-          Dana BEM, HMP dan UKM dikelola secara terpusat oleh Bendahara BEM;

-          Semua pengeluaran dari BEM, HMP dan UKM, harus menggunakan kwitansi atau memo dari Bendahara BEM;

-          Anggaran semua kegiatan BEM, HMP dan UKM, harus sepengetahuan Bendahara dan mendapat persetujuan dari Gubernur Mahasiswa FIK;

-          Hal-hal mengenai pengelolaan dan penggunaan dana KAMA FIK UMS yang belum diatur dalam bab ini akan diputuskan melalui rapat koordinasi KAMA;

-          Bendahara HMP dan UKM mempertanggungjawabkan hasil administrasi keuangan selama satu periode kepengurusan kepada Bendahara BEM FIK UMS;

-          Bendahara BEM mempertanggungjawabkan hasil administrasi keuangan selama satu periode kepengurusan kepada universitas dan pada waktu konferma FIK UMS;

Keuangan Kegiatan Organisasi

-          Pengeluaran dana di luar proker dan bersifat insidental atas persetujuan ketua masing-masing ormawa dan diketahui oleh Gubernur Mahasiswa dan Bendahara BEM;

-          Masing-masing kegiatan yang tercantum dalam proker mendapat dana berdasarkan pertimbangan ketua dan bendahara masing-masing ormawa;

-          Pengajuan untuk proposal kegiatan, maksimal 1 minggu sebelum kegiatan berlangsung dan harus diketahui oleh Gubernur dan Bendahara BEM;

-          LPJ kegiatan, maksimal 2 minggu setelah kegiatan selesai, dibuat rangkap 3 (untuk ketua HMP, BEM, dan Universitas);

BAB IV

KEBIJAKAN ORGANISASI

Pada tahun kepengurusan Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Ilmu Kesehatan UMS periode 2012-2013 ini, kami berusaha membuat suatu sistem terapan baru, yang lebih sistematis dan jelas, demi perkembangan KAMA FIK menjadi lebih baik. Semua kita wujudkan dalam beberapa aspek. Diantaranya menjalin komunikasi, koordinasi, instruksi secara jelas dan penataan kembali manajemen administrasi yang dirasa masih banyak kekurangan disana sini.

Sistem pengkaderan atau perekrutan secara berjenjang, juga menjadi kebijakan kami di periode ini, melalui hasil konferma VIII yang telah kita rumuskan bersama, yang bertujuan terbentuknya calon-calon penerus pimpinan KAMA FIK UMS yang lebih matang, professional, dan progres terhadap problematika di kampus, serta masyarakat pada umumnya.

I.          Tertib Organisasi

Reward

Reward merupakan bentuk penghargaan yang diberikan kepada aktivis baik perseorangan maupun atas nama organisasi di lingkup KAMA FIK UMS.

Reward diberikan kepada aktivis KAMA FIK yang :

1.      Berhasil menyelenggarakan kegiatan di lingkup KAMA FIK UMS dengan baik yang dimulai dari persiapan (pra kegiatan), pada pelaksaan kegiatan dan setelah pelaksaan kegiatan.

2.      Berperan aktif disetiap kegitan yang disenggarakan di lingkup KAMA FIK UMS.

Reward dberikan oleh ketua masing- masing ormawa atas rekomendasi atau melalui mekanisme rapat pimpinan berdasarkan hasil pertemuan dan masukan dari masing-masing ketua bidang.

BENTUK-BENTUK REWARD :

1.      Pemberian ucapan selamat atas keberhasilan dalam menjalankan suatu event atau tugas.

2.      Memberikan sertifikat kepada aktivis maupun kepanitiaan.

PUNISHMENT

Punishment merupakan bentuk sebuah sanksi yang diberikan kepada aktivis di lingkup KAMA FIK UMS. Punishment diberikan kepada aktivis yang :

1.      Mangkir/tanpa ijin dalam rapat pimpinan sebanyak 3x.

2.      Mangkir/tanpa ijin dalam segala kegiatan yang diselenggarakan dalam organisasi sebanyak 3x.

3.      Berkelakuan tidak baik/melanggar etika organisasi.

Pemberian punishment merupakan hak dari ketua ormawa masing-masing atas rekomendasi atau melalui mekanisme rapat pimpinan berdasarkan hasil pantauan dan masukan dari masing-masing ketua bidang.

BENTUK-BENTUK PUNISHMENT

a.    Bila masih 2x melanggar.aktifis yang bersangkutan dikenai sanksi berupa teguran secara lisan.

b.    Bila sudah 3x melanggar.aktifis yang bersangkutan dikenai sanksi berupa teguran secara tertulis atau berupa surat peringatan (SP).

c.     Apabila, aktivis yang bersangkutan masih saja melanggar atau tidak mempunyai itikad baik, maka ketua berhak menon-aktifkan aktifis yang bersangkutan, melakukan reshuffle atau segala hukuman yang pantas, berdasarkan kebijakan dari ketua masing-masing ormawa.

II.        Deskripsi Departement (Bidang-bidang)

1.    Pengembangan Intelektual dan Keislaman (PIK)

Membidangi kajian-kajian strategi, penelitian, pendidikan politik dan hal-hal lain yang berhubungan dengan peningkatan keilmuan dan ke-Islaman mahasiswa fakultas ilmu kesehatan UMS terutama yang berkaitan dengan kesehatan.

2.    Pengembangan Organisasi dan Kepemimpinan (POK)

Membidangi segala aspek tentang pengembangan sumber daya mahasiswa untuk dapat menjunjung kaderisasi, atau pengembangan organisasi dan kepemimpinan.

3.    Internal

Membidangi hal-hal yang menunjang mahasiswa fakultas ilmu keseatan UMS baik dalam kesejahteraan ataupun pengembangan minat bakat mahasiswa di lingkup fakultas ilmu kesehatan UMS.

4.    Eksternal

Membidangi hal-hal luar yang menunjang dan berhubungan dengan peningkatan wacana keilmuan anggota KAMA fakultas ilmu kesehatan UMS.

5.    Sosial dan Pengabdian Masyarakat (SOSMA)

Membidangi hubungan sosial dengan masyarakat, untuk lebih mengenalkan, membantu dan menerapkan ilmuan kesehatan pada masyarakat luas.

6.    Komunikasi dan Informasi (Kominfo)

Membidangi hal-hal yang berkaitan dengan komunikasi dan informasi terhadap isu sosial dan kesehatan yang ada dan sedang berkembang, guna menunjang mahasiswa FIK dalam menangkap perkembangan tehnologi maupun kebijakan kesehatan.

III.      Pertemuan (Rapat dalam Organisasi)

Pertemuan-pertemuan yang dilakukan oleh pengurus KAMA :

1.    Rapat internal, pimpinan masing-masing ormawa

Merupakan pertemuan untuk membahas dan menyelesaikan masalah internal organisasi. Serta arah kebijakan dan program-program kegiatannya. Rapat ini dilaksanakan minimal dua pekan sekali.

Tujuan :

a.    Mengkoordinasikan pengurus organisasi

b.    Merapikan program-program kegiatan

c.    Schedulling kegiatan

d.    Mengkontrol jalannya kegiatan bidang

e.    Sebagai bahan pertimbangan ketua dalam membuat keputusan

f.     Penyampaian progress report dari masing-masing bidang.

2.    Rapat Koordinasi KAMA

Merupakan pertemuan pimpinan umum dan pimpinan bidang yang ada di BEM, dengan HMP dan UKM.

Macam-macam :

-       Rapat koordinasi, antara pimpinan umum ormawa FIK

-       Rapat koordinasi, antara pimpinan bidang di BEM, HMP dan UKM

Tujuan dari rapat koordinasi ini adalah untuk merapikan kegiatan, evaluasi dan berbagi informasi demi menjalin tujuan bersama.

3.    Rapat Kepanitiaan

Merupakan pertemuan internal kepanitiaan teknis kegiatan, dan atau bersama SC kegiatan. Rapat kepanitiaan dilaksanakan sesuai dengan keperluan mereka.

Bertujuan untuk berkoordinasi pelaksanaan kegiatan dan schedulling kegiatan.

4.    Rapat Kerja

-       Rapat kerja seluruh ormawa / pengurus KAMA FIK UMS untuk membahas, menetapkan tata tertib dan program kerja;

-       Menetapkan standar operasional prosedur (SOP) kelembagaan;

-       Rapat kerja dan penetapan SOP dilaksanakan satu tahun sekali.

5.    Rapat Pleno

Merupakan rapat yang harus dilakukan oleh masing-masing internal pengurus ormawa FIK UMS.

Rapat ini bertujuan untuk mengevaluasi kinerja seluruh pengurus dan program-program yang telah dilaksanakan, dan diadakan 2-4 kali dalam 1 periode.

IV.      Prosedur Pelaksanaan Kegiatan

Prosedur pelaksanaan kegiatan merupakan mekanisme pelaksanaan kepanitiaan kegiatan yang diselenggarakan di lingkup KAMA FIK UMS.

1.    Steering Committee

Pengertian :

Steering committee yang selanjutnya disebut SC merupakan lembaga struktural yang dibentuk oleh masing-masing departemen / ketua bidang dalam melaksanakan tugas dan fungsinya untuk melaksanakan kegiatan dengan penuh tanggungjawab, kompeten dan dapat dipercaya.

Steering committee adalah badan atau perorangan yang ditunjuk oleh kepala departement/ bidang untuk melaksanakan tujuan dan tugasnya. SC adalah aktifis KAMA FIK.

Tujuan keberadaan SC :

-        Adanya sebuah tim khusus yang mengkaji, menganalisa, mengarahkan dan mengevaluasi setiap kegiatan yang diadakan.

Tugas SC :

-          Menyusun rencana konseptual kegiatan;

-          Mentransfer secara teknis kepada OC yang selanjutnya untuk dilaksanakan dengan penuh tanggungjawab;

-          Membimbing dan mengarahkan secara teknis setiap kegiatan;

-          Menjadi badan pengkaji, penganalisa dan pengevaluasi setiap kegiatan;

2.    Organizing Committee

Pengertian :

Organizing committee yang selanjutnya disebut OC merupakan kepanitiaan teknis pelaksana kegiatan dan bertanggungjawab kepada departement/ bidang tersebut dengan penuh tanggungjawab, komitmen dan dapat dipercaya.

Tujuan :

Adanya sebuah tim khusus yang menjalankan pelaksanaan teknis kegiatan.

Tugas Pokok :

-          Melaksanakan teknis kegiatan

-          Melaksanakan kebijakan teknis operasional kegiatan.

Struktur OC :

Ketua OC ditunjuk oleh kesepakatan forum, struktur OC dipilih oleh ketua panitia atau kesepakatan forum.

Proposal kegiatan yang dibuat oleh kepanitiaan harus diketahui oleh Gubernur dan Bendahara BEM.

Mekanisme pembentukan :

Pembentukan SC

Pemantapan Konsep

Perekrutan Panitia (Open Recruitment)

Pembentukan Panitia (OC)

Pembubaran Panitia

Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ)

Evaluasi Kegiatan

Pelaksanaan Kegiatan

 

BAB V

ETIKA ORGANISASI

Etika organisasi adalah sistem atau nilai atau norma yang digunakan oleh seluruh aktivis KAMA FIK UMS dalam pelaksanaan kegiatan sehari-hari. Dalam hal ini merupakan salah satu kebijakan dari pimpinan tertinggi KAMA FIK UMS.

Aktivia KAMA FIK UMS dalam menjalankan amanahnya selalu berpedoman kepada Etika Organisasi dalam menerapkan nilai-nilai perubahan yang lebih baik, serta berkontribusi nyata terhadap perubahan dan dalam sikap atau etika :

1.      Kejujuran (jujur dan tulus, dapat dipercaya, selarasnya kata dengan perbuatan). Memiliki kejujuran berupa integritas, ketulusan, dapat dipercaya dan selarasnya kata dengan perbuatan, di samping itu bersikap dan berprilaku baik sehingga dapat menjadi teladan bagi bawahannya;

2.      Menyampaikan hal-hal yang perlu diketahui oleh orang lain di lingkungan KAMA FIK UMS sesuai dengan kepentingan dan kewenangannya, terbuka dalam keuangan agar ada proteksi dan mencegah hal-hal negatif;

3.      Mengutamakan kepentingan KAMA FIK UMS daripada kepentingan pribadi selain akademis;

4.      Komitmen (loyal kepada organisasi, konsisten pada keputusaan, dan berdedikasi tinggi);

5.      Bekerja dengan dedikasi tinggi yang dilandasi dengan kesamaan andang dan tujuan dengan organisasi;

6.      Bertanggungjawab penuh atas pelaksanaan keputusan yang telah ditetapkan sesuai dengan kewenangan dan berani menanggung resiko atas keputusan yang diambilnya;

7.      Kerjasama (open-minded, menerima perbedaan dan kritik, positif thinking, tidak sektoral, tidak menyalahkan orang lain);

8.      Membangun sinergi dan terbentuknya kerja tim yang solid dengan menghilangkan sekat-sekat yang membatasi kinerja;

9.      Menciptakan iklim dimana semua aktivis KAMA FIK UMS bisa berpartisipasi dan berkontribusi dengna menumbuh kembangkan ide, kreatifitas dan gagasan banyak orang (open-minded) serta selalu melihat sisi positif dan manfaat dari setiap ide/ gagasan/ kritik/ permasaahan yang disampaikan tanpa mencari-cari kesalahan orang lain.

10.  Disiplin (patuh pada aturan dan sistem).

11.  Berkontribusi dengan mengikuti sistem peraturan dan perundangan yang berlaku serta hasil pencapaian performansi tidak dilakukan melalui cara-cara jalan pintas, demi terciptanya : good organization.

12.  Respect terhadap keadaan masyarakat luas dan peka terhadap kondisi bangsa serta mampu menghadirkan solusi. Seperti bencana dan keadaan sosial politik baik regional maupun nasional.

13.  Bertanggung jawab dalam memberikan hal terbaik bagi organisasi, dengan menjaga kualitas kegiatan dari proker tiap departemen dan bidng. Selalu melakukan perbaikan serta meningkatkan hasil.

14.  Melaksanakan perilaku yang diamanatkan dalam budaya positif organisasi KAMA FIK UMS.

15.  Aktivis KAMA FIK UMS mempunyai komitmen untuk bekerja sesuai aturan yang telah ada ataupun disepakati bersama.

16.  Rapi dalam segala tndakan dan tertib administrasi.

17.  Aktivis KAMA FIK UMS harus mengutamakan team work daripada kerja individu. Sehingga membangun sinergi dan terbentuknya kerja tim yang kuat, sehingga terciptanya aktivis KAMA FIK UMS yang bisa berpartisipasi dan berkontribusi. Dengan kerjasama akan memunculkan ide, kreatifitas, dan gagasan banyak orang, sehingga tugas yang berat menadi lebih ringan, dapat dilakukan lebih cepat, lebih cerdas dan lebih inovatif.

18.  Aktivis KAMA FIK UMS menjunjung tinggi nilai-nilai kejujuran, berkata tidak melebih-lebihkan dan mengurangi esensi informasi sehingga tidak akan terjadi kesalahan persepsi.

19.  Aktivis KAMA FIK UMS berani mengambil resiko dan bertanggungjawab atas segala tindakan yang diperbuatnya meskipun itu berat.

20.  Bersikap produktif dan kreatif serta tidak mematikan potensi aktivis KAMA FIK UMS yang lain. Mampu bersosialisasi dengan baik dan menciptakan suasana kondusif di iklim kompetisi yang sehat.

21.  Aktivis KAMA FIK UMS harus patuh waktu dan tepat waktu dalam segala pertemuan, maupun menghadiri acara yang diadakan oleh pihak luar, sehingga akan membangun image positif lembaga, menunjukan professionalisme, dan menumbuhkan budaya disiplin.

22.  Mampu mencari jaringan kerjasama baru seperti sponsorship, institusi, data personal di tingkatan eksekutif, legislatif, yudikatif dan memperluas jaringan di sektor gerakan kemahasiswaan, akademiki, kalangan professional, peneliti atau ilmuwan, LSM dan sebagainya tanpa kecuali dan harus mentaati aturan yang telah ditetapkan.

23.  Boleh menggunakan semua properti di basecamp KAMA FIK UMS dan menjaganya dengan baik. Dan harus diketahui serta izin kepada pihak-pihak terkait. Jangan dihilangkan apalagi dicuri, akan dikenakan sanksi sesuai kesepakatan jika ada yang melanggarnya.

24.  Mencegah berbenturannya kepentingan pribadi dengan organisasi. Dan menghindari kepentingan organisasi lain, yang akan merugikan KAMA FIK UMS.

25.  Menghindari perilaku yang dapat merusak organisasi KAMA FIK UMS berupa perpecahan dan iklim tidak sehat karena dapat menimbulkan pergeseran nilai-nilai yang telah dipegang oleh KAMA FIK UMS. Karena hal ini dapat membengaruhi produktifitas dan parameter keberhasilan dari organisasi.

26.  Menghindari manuver politik negatif yang dapat menimbulkan perpecahan, yang akan berdampak negatif bagi kinerja dan keharmonisan di KAMA FIK UMS.

27.  Semua aktivis KAMA FIK UMS boleh menggunakan fasilitas yang ada di KAMA FIK UMS. Penggunaan fasilitas hanya diperuntukan bagi kepentingan KAMA FIK UMS bukan kepentingan pribadi.

28.  Semua aktivis KAMA FIK UMS wajib menjaga kebersihan, keindahan dan kerapihan yang telah dijaga. Pimpinan KAMA berhak memberi sanksi tegas bagi setiap pelanggar.

29.  Menghindari sikap tidak baik seperti berkata kotor atau bertindak kotor dan lain-lain.

30.  Dilarang bertindak diskriminasi terhadap aktivis KAMA FIK UMS yang lain. Dilarang membentuk komunitas yang dapat menimbulkan perpecahan antar internal KAMA FIK UMS. Menghargai orang yang berbeda agama, suku dan ras.

31.  Setiap aktivis KAMA FIK UMS harus menjaga akhlak diri yang baik, menghindari perilaku yang tercala dan menjunjung tinggi aturan agama, sehingga tercipta lingkungan yang religius.

32.  Mentaati dan menjalankan AD/ART KAMA FIK UMS.

BAB VI

PENUTUP

Demikian buku panduan ini dibuat. Kami berharap agar buku ini dapat menjadi pedoman rekan-rekan semua dalam pelaksanaan kinerjanya selama masa bhakti kepengurusan. Dalam fungsi pelayanan dan kehadirannya di lingkungan kampus dan masyarakat.

Seluruh aktivis KAMA FIK UMS dalam perilakunya harus mencerminkan nilai-nilai atau norma yang berlaku, agar budaya positif organisasi bisa tercipta, cerdas dan berkarakter. Harapannya aktivis sebagai calon-calon pemimpin masa depan, mampu menjadi insan yang bertanggungjawab dengan berbingkai akhlak yang mulia.

Hal-hal yang belum diatur dalam SOP (standar operasional prosedur) ini akan diatur kemudian melalui kebijakan BEM FIK UMS 2013.

HIDUP MAHASISWA…!!!