STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
(SOP)
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
FAKULTAS ILMU KESEHATAN
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
SURAKARTA
2013
KATA PENGANTAR
Dengan
memohon rahmat dan ridho Allah SWT, akhirnya buku Standar Operasional Prosedur
(SOP) ini dapat tersusun meskipun dengan waktu yang agak lama, namun kami
bersyukur akhirnya dapat terselesaikan juga.
Nabi Muhammad Shallallahu ‘Alaihi Wasallam adalah Nabi dan pesuruh
Allah. Baginda adalah pembawa rahmat untuk seluruh alam dan merupakan
Rasulullah bagi seluruh umat di dunia. Sesungguhnya
Nabi Muhammad S.A.W merupakan satu anugerah dan kurniaan Allah SWT kepada umat
manusia untuk menunjukkan jalan yang lurus dan benar.
Badan
Eksekutif Mahasiswa atau yang sering kita singkat dengan BEM pada dasarnya
merupakan suatu badan keorganisasian tertinggi dalam wilayah kampus, BEM-U
untuk lingkup universitas, dan BEM-F untuk lingkup Fakultas. Hal ini tentu
karena besarnya tanggung jawab yang harus dijalan oleh organisasi itu sendiri
dan memang dinilai perlu adanya pusat koordinasi agar tidak terjadi
diskomunikasi atau benturan kegiatan yang terjadi antara satu organisasi dengan
organisasi lainnya.
Sebagai upaya mahasiswa ke arah penalaran intelektualitas, pengembangan
wacana, dan integritas kepribadian untuk mencapai tujuan KAMA FIK yaitu “Mengusahakan
terwujudnya Mahasiswa yang berkeilmuan dan berkeislaman, mandiri, berbudi
pekerti, berwawasan luas, demokratis, dan bertanggungjawab demi terwujudnya
masyarakat adil dan makmur yang diridhoi oleh Allah SWT”., Badan Eksekutif
Mahasiswa melalui Keluarga Mahasiswa FIK UMS diharapkan dapat
menyelenggarakan kegiatan yang terkelola dengan baik. Pengelolaan kegiatan yang
baik dan optimal dapat terjadi bila koordinasi antara ormawa sebagai lembaga struktural dan organisasi kemahasiswaan yang professional dapat terjalin dengan baik.
Pada
kepengurusan BEM FIK UMS tahun 2013 ini, kami
selaku Pimpinan Keluarga Mahasiswa FIK UMS merasa perlu untuk
adanya Standar Operasional Prosedur (SOP) sebagai pedoman
bagi ormawa FIK UMS agar memiliki arah dan tujuan yang jelas dan terintegrasi dalam
mengarungi setahun perjuangannya nanti.
Semoga Standar Operasional Prosedur (SOP) ini bermanfaat.
Dengan demikian kegiatan kemahasiswaan di
lingkup KAMA FIK UMS dapat terwujud. Amin…
Surakarta, 28 Februari 2013
Gubernur Mahasiswa
Kholid Ubaidilah
J410110113
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
BAB I VISI DAN MISI BEM FIK UMS 2013
BAB II WAWASAN
KEBANGSAAN
BAB III PEDOMAN
ADMINISTRASI
-
Administrasi
Kearsipan
-
Administrasi
Pemakaian dan Peminjaman Inventaris
-
Inventarisasi dan
dokumentasi organisasi
-
Surat menyurat
-
Administrasi
Keuangan
BAB IV KEBIJAKAN
ORGANISASI
-
Tertib Organisasi
-
Deskripsi
Departement-departement
-
Rapat-rapat
-
Prosedur
Pelaksanaan Kegiatan
BAB V ETIKA
ORGANISASI
BAB VI PENUTUP
BAB I
VISI DAN MISI
Visi :
Terwujudnya BEM FIK
UMS yang Professional dan Bersinergis, menuju Mahasiswa yang Intelek, Sosialis
dan Religius
Misi :
1.
Meningkatkan
penalaran intelektual mahasiswa dan pengembangan wacana;
2.
Meningkatkan
kepekaan sosial mahasiswa, terhadap upaya pemberdayaan masyarakat;
3.
Membangun budaya
organisasi yang positif, cerdas, dan berkarakter islami;
4.
Menciptakan kepemimpinan
yang solid, guna peningkatan solidaritas lembaga mahasiswa;
5.
Optimalisasi
fungsi dan peran BEM FIK UMS sebagai lembaga kemahasiswaan yang professional
dan bertanggungjawab;
6.
Membangun
sinergisitas dengan seluruh stakeholder FIK UMS;
7.
Dinamis dan solutif.
BAB II
WAWASAN KEBANGSAAN
Muhammadiyah dan Bangsa Indonesia
“Bangsa
yang besar adalah bangsa yang menghargai jasa-jasa para pahlawannya” (Bung
Karno). Bangsa ini besar karena pahlawannya dan berkembang karena generasinya.
Untuk mengenal pahlawan tentunya dari sejarah dan dengan memperluas wawasan
kebangsaan kaum muda. Namun tidak demikian adanya, kini sejarah di mata kaum
muda bukanlah menjadi hal yang menarik untuk diperbincangkan. Padahal upaya
untuk membesarkan bangsa ini salah satunya harus dimulai dari sejarah dan
kajian strategis dalam mengembangkan bangsa oleh kaum muda.
Kaum
muda yang menjadi tulang punggung bangsa ini sepatutnya memahami dan memaknai
sejarah. Kita dapat berpedoman pada sejarah masa lampau untuk mewujudkan
kesejahteraan negara saat ini. Banyak pelajaran yang bisa diambil dari sejarah.
Misalnya saja Majapahit dan Sriwijaya yang merupakan kerajaan besar telah diakui
dunia internasional. Sriwijaya disebut sebagai kerajaan maritim karena wilayah
lautnya yang begitu luas. Di sisi lain, Majapahit bersama Gadjah Mada mampu
mempersatukan bangsa dari Sumatera hingga Papua dengan nama Nusantara. Kita
patut bangga jika melihat masa kejayaan dua kerajaan tersebut. Bukankah
ini menunjukkan ukiran yang tidak semua masa bisa mengukirnya?. Namun tidak
akan ada kebanggaan jika kita belum mengetahui sejarahnya. Dari pelajaran itu, diharapkan
generasi muda sekarang mampu untuk mengembangkan dan memajukan bangsa melalui
ranah gerak kaum muda khususnya mahasiswa.
Mahasiswa
mempunyai “rating” yang cukup tinggi di kalangan masyarakat, sebagai agent of change, peran yang telah diukir
oleh mahasiswa pada tahun 60an, pasca kepimpinan presiden Soekarno sampai
dengan era 90an pasca presiden Soeharto tidak bisa kita pungkiri, tidak bisa dikesampingkan,
disinilah telah terbukti ukiran sejarah oleh mahasiswa pada saat itu. Bila kita
melihat kehidupan anak muda belakangan ini, mereka cenderung telah
tereksplorasi dengan modernisasi. Memang modernisasi tidak bisa dilepaskan dari
perubahan zaman. Namun jati diri tetaplah sebuah kehormatan yang tidak bisa
digoncangkan oleh apa dan siapapun. Tanpa disadari, tingkah laku kaum muda
terpengaruh dan tidak mencerminkan budaya positif dalam beretika dan hampir
jauh dari nilai-nilai spiritual. Hal inilah salah satu dari peran ‘moral’
mahasiswa dalam menciptakan budaya positif berbangsa dan beragama.
Jika
ditilik lebih dalam lagi, melalui pengetahuan sejarah, sebuah bangsa/ kalangan
bisa berbenah dari banyaknya kesemrawutan, praktek budaya negatif sangatlah jauh
dari nilai keIslaman dan kebangsaan. KH. Ahmad Dahlan bersama rekan-rekan
seperjuangan, dalam mengawali pendirian Muhammadiyah juga berlandaskan pada
keprihatinan beliau terhadap kondisi bangsa Indonesia, praktek spiritual yang
jauh dari nilai keislaman, praktek muamalah yang salah kaprah, ‘boro-boro’ memikirkan upaya kemerdekaan
bangsanya, mengatur dirinya saja belum terpikirkan oleh masyarakat ketika itu, hal
ini tidak bisa disalahkan secara sepihak, KH. Ahmad Dahlan mencoba
mengartikulasi sebuah perubahan melalui gerakan sosial keagamaan yang
berpendidikan, berbagai kegiatan partisipatif masyarakat serta pemberdayaan.
Akan
masih jauh dari harapan apabila tidak segera diberikan upaya penyadaran dengan
realita penanggulangan yang jelas. Muhammadiyah sekarang lebih komitmen dengan
mengembangkan berbagai aspek kehidupan, seperti pendidikan dan sosial ekonomi,
Muhammadiyah tidak lepas dari sejarah dan belajar mewujudkan cita-cita hidup
bangsa Indonesia. Pesan Presiden pertama Republik Indonesia, Ir. Soekarno, bahwa
: kepada para pahlawan kita harus “Mendem
jeru, mikul dhuwur” artinya pendam dalam-dalam, junjung tinggi-tinggi.
Makna lebih luas dari kalimat tersebut, dalam mengenang pahlawan kita mesti
memendam dalam-dalam segala keburukan dan kekhilafan para pejuang. Sebagai
sesosok manusia, hal tersebut tentu tidak luput dari kehidupannya. Sedangkan
menjunjung tinggi, bermakna menghargai setinggi mungkin segala jerih payah para
pahlawan. Jika bersungguh-sungguh memahami, akan ditemukan sebuah pelajaran
berharga. Yaitu cita-cita pejuang yang ingin Indonesia bebas dari penjajahan
maupun keterpurukan. Kaum muda harus selalu berupaya untuk merealisasikan
cita-cita itu. Meskipun era telah berubah, namun tujuan agar negara dapat
merdeka dari segala aspek tetap dalam sebuah tujuan yang tidak tergoyahkan atas
zaman. Harapan semacam itu adalah tanggung jawab kaum muda dan masyarakat
Indonesia pada umumnya.
Agar
kaum muda mengenal labih jauh perjuangan bangsa, tentunya mereka juga harus
belajar sejarah. Sejarah yang bagaimana? Tentunya sejarah yang dalam
kejadiannya mengandung nilai-nilai pembelajaran. Naifnya, seperti yang diungkapkan
di atas, saat ini sejarah tidak menjadi hal yang menarik di kalangan anak muda.
Ini yang perlu diubah salah satunya. Tugas utama mahasiswa sebagai kaum muda
adalah belajar mengambil dan menelaah kebijakan dalam menyelesaikan masalah.
Tentu saja, jika ingin mempelajari hal semacam itu, kaum muda harus belajar
sejarah. Satu hal yang pasti bahwa
sejarah bisa saja akan terulang, hanya dimensi waktu dan tempatnya saja yang berbeda.
Hidup Mahasiswa … !!
Hidup FIK … !!
Surakarta, 28 Februari 2013
a.n.
Keluarga Mahasiswa
Fakultas Ilmu Kesehatan
UMS
BAB III
PEDOMAN ADMINISTRASI
I.
Administrasi
Kearsipan
Untuk memudahkan pengelolaan sistem administrasi dan
kesekretariatan yaitu pengelolaan surat menyurat, surat masuk, maupun surat
keluar, pengarsipannya dan dokumentasi agar teratur dan sistematis, maka sistem
pengarsipan surat menyurat perlu diatur sendiri. Unsur-unsur yang penting untuk
dicatat adalah :
-
Nomor urut surat
-
Nomor surat
-
Tanggal diterima
-
Tanggal
dikeluarkan
-
Isi surat
-
Asal surat
-
Keterangan
II.
Administrasi
Pemakaian dan Peminjaman Inventaris
1.
Barang yang
dipinjam harus mendapat persetujuan sekretaris atau ketua ormawa fakultas;
2.
Peminjaman harus
disertai surat peminjaman dan meninggalkan KTM sebagai jaminan;
3.
Barang yang
dipinjam harus dikembalikan tepat waktu;
4.
Barang tidak
dipinjamkan untuk kepentingan pribadi;
5.
Barang yang sudah
digunakan harus dikembalikan ke tempatnya semula;
6.
Segala bentuk
transaksi peminjaman harus dicatat dalam buku peminjaman inventaris;
7.
Barang yang
dipinjam dikembalikan seperti kondisi semula, apabila rusak/ hilang, maka
peminjam harus memperbaiki/ mengganti barang yang rusak/ hilang senilai dengan
barang tersebut.
III.
Inventarisasi dan
Dokumentasi Organisasi
Inventarisasi
organisasi adalah segala sesuatu yang menjadi milik organisasi berupa kekayaan organisasi.
Sedangkan dokumen organisasi adalah berkas-berkas kegiatan organisasi yang
harus ditata dengan tertib dan rapi, agar suatu saat dapat dengan mudah untuk
mencarinya kembali.
IV.
Surat – menyurat
Pedoman
ini menjelaskan tentang surat-menyurat ORMAWA KAMA FIK UMS.
Ketentuan
Umum :
-
Penggunaan kertas jenis standar, dan ukuran kertas
HVS A4;
-
Segala Persuratan
wajib menggunakan KOP Surat Standar, dengan tata letak di tengah menggunakan
Font “Times New Roman”, menyertakan Sekretariat KAMA FIK UMS dicetak miring;
-
Kop surat umumnya mencantumkan alamat sekretariat
selengkap mungkin di bawah nama organisasi atau bagian bawah kertas termasuk
mencantumkan alamat kantor, nomor
telepon, faksimile, nama kota dan kode pos. Alamat sekretariat KAMA FIK yaitu Sekretariat
: Gedung A lt.2 FIK UMS Jl. A.Yani Tromol Pos 1 Pabelan '
(0271) 717417, 719483 Fax. (0271) 715448 Surakarta 57162, apabila memungkinkan dapat menyertakan no.hp;
-
Menyertakan Logo
UMS di sebelah kiri, dan Logo Ormawa FIK di sebelah kanan;
-
Nomor ditulis berdasarkan
kode surat, Lampiran apabila ada maka hendaknya untuk diisi, Hal/ Perihal
ditulis sesuai dengan keperluan/ maksud surat;
-
Tempat dan
tanggal penulisan surat lurus di sebelah kanan Nomor. (kecuali untuk SK, Surat
Mandat/ Surat yang tata letak maksud dan penomorannya di tengah di bawah kop
surat) ditulis di bawah setelah isi surat;
-
Pembuatan surat
hendaklah yang rapi dan mudah dipahami.
1.
Surat Keputusan
(SK) – kode A1
Merupakan kode surat khusus yang memuat :
-
Pembentukan,
pengaturan, pengesahan, perubahan statuta atau pembubaran suatu organisasi,
badan, panitia, tim, dan yang lainnya;
-
Pelimpahan/
penyerahan wewenang tertentu kepada seorang pimpinan;
-
Mengesahkan
petunjuk pelaksanaan suatu peraturan;
-
Penunjukan,
pengangkatan, dan pemberhentian pejabat/ pimpinan pada suatu jabatan atau
pangkat, penghargaan dan yang lainnya;
-
Penetapan hal-hal
yang bersifat umum dan principal dalam rangka kebijakan pokok.
Contoh, Nomor : 001/A1/SK/BEM_FIK UMS/II/2013
Khusus untuk Surat Keputusan, Surat Keterangan dan
Surat Pernyataan dan atau sejenisnya, Tata letak Perihal dan Penomoran berada
di tengah di bawah kop surat.
Contoh :
2.
Memorandum (Memo)
– kode A2
Merupakan surat organisasi yang dilakukan oleh
pimpinan/ pejabat ormawa di lingkup KAMA FIK UMS yang penyampaiannya bersifat
khusus (antar Departemen/bidang), surat sederhana yang sifatnya formal dengan
ukuran ½ A4.
Contoh, Nomor :
002/A2/Memo/BEM_FIK UMS/II/2013
3.
Undangan,
Permohonan – kode A3
Merupakan surat organisasi yang bersifat umum, yaitu
diantaranya untuk mengharap kehadiran/ undangan pada waktu, tempat dan acara
yang ditentukan. Serta dapat juga berupa permohonan pembicara, permohonan dana,
peminjaman alat dan permohonan sambutan.
Contoh, Nomor :
003/A3/BEM_FIK UMS/II/2013
4.
Surat Peringatan
(SP) – kode B1
Merupakan surat yang berisi suatu peringatan,
bertujuan memberikan peringatan atas kinerja seorang pimpinan/ pejabat
organisasi di lingkup KAMA FIK UMS.
Contoh, Nomor :
001/B1/BEM_FIK UMS/II/2013
5.
Surat Pemberitahuan
– kode B2
Merupakan surat yang berisi pemberitahuan atau
informasi tentang sesuatu hal kegiatan, Pengumuman, keputusan atau maklumat
yang ditujukan untuk umum, atau baik kepada pihak-pihak tertentu sesuai maksud
dari isi surat tersebut.
Contoh, Nomor :
004/B2/BEM_FIK UMS/II/2013
6.
Surat Mandat (SM)
– kode B3
Merupakan surat yang berisi mandataris/ penugasan dari
organisasi yang harus dilakukan oleh pimpinan atau staff organisasi dan memuat
petunjuk tentang apa yang harus dilakukan oleh seseorang atau sekelompok orang
dalam satuan organisasi atau satuan kerja.
Untuk penulisan perihal dan penomoran surat mandat ini
berada di tengah di bawah kop surat
Contoh,
SURAT MANDAT
Nomor :
001/B3/SM/UKM_UPPM/II/2013
7.
Amplop Surat
Setiap ORMAWA diperkenankan membuat Amplop surat, yang desain/formatnya senada dengan kop surat.
V.
Administrasi
Keuangan
Administrasi
keuangan merupakan bagian penting dalam proses pengambilan dana, pencatatan
pengikhtisaran dan pelaporan keuangan suatu organisasi.
Laporan
keuangan yang akurat hanya dapat disusun jika setiap transaksi telah dicatat
dengan tepat, maka dalam tahap pencatatan ini, setiap cash flow yang masuk dan keluar dicatat dalam buku kas, di samping
mendokumentasikan sumber asli dari transaksi-transaksi.
Ketentuan Umum
-
Dana BEM, HMP dan
UKM dikelola secara terpusat oleh Bendahara BEM;
-
Semua pengeluaran
dari BEM, HMP dan UKM, harus menggunakan kwitansi atau memo dari Bendahara BEM;
-
Anggaran semua
kegiatan BEM, HMP dan UKM, harus sepengetahuan Bendahara dan mendapat persetujuan
dari Gubernur Mahasiswa FIK;
-
Hal-hal mengenai
pengelolaan dan penggunaan dana KAMA FIK UMS yang belum diatur dalam bab ini
akan diputuskan melalui rapat koordinasi KAMA;
-
Bendahara HMP dan
UKM mempertanggungjawabkan hasil administrasi keuangan selama satu periode
kepengurusan kepada Bendahara BEM FIK UMS;
-
Bendahara BEM
mempertanggungjawabkan hasil administrasi keuangan selama satu periode
kepengurusan kepada universitas dan pada waktu konferma FIK UMS;
Keuangan Kegiatan Organisasi
-
Pengeluaran dana
di luar proker dan bersifat insidental atas persetujuan ketua masing-masing
ormawa dan diketahui oleh Gubernur Mahasiswa dan Bendahara BEM;
-
Masing-masing
kegiatan yang tercantum dalam proker mendapat dana berdasarkan pertimbangan
ketua dan bendahara masing-masing ormawa;
-
Pengajuan untuk
proposal kegiatan, maksimal 1 minggu sebelum kegiatan berlangsung dan harus
diketahui oleh Gubernur dan Bendahara BEM;
-
LPJ kegiatan,
maksimal 2 minggu setelah kegiatan selesai, dibuat rangkap 3 (untuk ketua HMP,
BEM, dan Universitas);
BAB IV
KEBIJAKAN ORGANISASI
Pada
tahun kepengurusan Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Ilmu Kesehatan UMS
periode 2012-2013 ini, kami berusaha membuat suatu sistem terapan baru, yang
lebih sistematis dan jelas, demi perkembangan KAMA FIK menjadi lebih baik.
Semua kita wujudkan dalam beberapa aspek. Diantaranya menjalin komunikasi,
koordinasi, instruksi secara jelas dan penataan kembali manajemen administrasi
yang dirasa masih banyak kekurangan disana sini.
Sistem
pengkaderan atau perekrutan secara berjenjang, juga menjadi kebijakan kami di
periode ini, melalui hasil konferma VIII yang telah kita rumuskan bersama, yang
bertujuan terbentuknya calon-calon penerus pimpinan KAMA FIK UMS yang lebih
matang, professional, dan progres terhadap problematika di kampus, serta
masyarakat pada umumnya.
I.
Tertib Organisasi
Reward
Reward
merupakan bentuk penghargaan yang diberikan kepada aktivis baik perseorangan
maupun atas nama organisasi di lingkup KAMA FIK UMS.
Reward
diberikan kepada aktivis KAMA FIK yang :
1.
Berhasil
menyelenggarakan kegiatan di lingkup KAMA FIK UMS dengan baik yang dimulai dari
persiapan (pra kegiatan), pada pelaksaan kegiatan dan setelah pelaksaan
kegiatan.
2.
Berperan aktif
disetiap kegitan yang disenggarakan di lingkup KAMA FIK UMS.
Reward dberikan oleh ketua masing- masing ormawa atas
rekomendasi atau melalui mekanisme rapat pimpinan berdasarkan hasil pertemuan
dan masukan dari masing-masing ketua bidang.
BENTUK-BENTUK REWARD :
1.
Pemberian ucapan
selamat atas keberhasilan dalam menjalankan suatu event atau tugas.
2.
Memberikan
sertifikat kepada aktivis maupun kepanitiaan.
PUNISHMENT
Punishment
merupakan bentuk sebuah sanksi yang diberikan kepada aktivis di lingkup KAMA
FIK UMS. Punishment diberikan kepada aktivis yang :
1.
Mangkir/tanpa
ijin dalam rapat pimpinan sebanyak 3x.
2.
Mangkir/tanpa
ijin dalam segala kegiatan yang diselenggarakan dalam organisasi sebanyak 3x.
3.
Berkelakuan tidak
baik/melanggar etika organisasi.
Pemberian
punishment merupakan hak dari ketua ormawa masing-masing atas rekomendasi atau
melalui mekanisme rapat pimpinan berdasarkan hasil pantauan dan masukan dari
masing-masing ketua bidang.
BENTUK-BENTUK PUNISHMENT
a.
Bila masih 2x
melanggar.aktifis yang bersangkutan dikenai sanksi berupa teguran secara lisan.
b.
Bila sudah 3x
melanggar.aktifis yang bersangkutan dikenai sanksi berupa teguran secara
tertulis atau berupa surat peringatan (SP).
c.
Apabila, aktivis
yang bersangkutan masih saja melanggar atau tidak mempunyai itikad baik, maka
ketua berhak menon-aktifkan aktifis yang bersangkutan, melakukan reshuffle atau
segala hukuman yang pantas, berdasarkan kebijakan dari ketua masing-masing
ormawa.
II.
Deskripsi
Departement (Bidang-bidang)
1.
Pengembangan
Intelektual dan Keislaman (PIK)
Membidangi
kajian-kajian strategi, penelitian, pendidikan politik dan hal-hal lain yang
berhubungan dengan peningkatan keilmuan dan ke-Islaman mahasiswa fakultas ilmu
kesehatan UMS terutama yang berkaitan dengan kesehatan.
2.
Pengembangan
Organisasi dan Kepemimpinan (POK)
Membidangi
segala aspek tentang pengembangan sumber daya mahasiswa untuk dapat menjunjung
kaderisasi, atau pengembangan organisasi dan kepemimpinan.
3.
Internal
Membidangi
hal-hal yang menunjang mahasiswa fakultas ilmu keseatan UMS baik dalam
kesejahteraan ataupun pengembangan minat bakat mahasiswa di lingkup fakultas
ilmu kesehatan UMS.
4.
Eksternal
Membidangi
hal-hal luar yang menunjang dan berhubungan dengan peningkatan wacana keilmuan
anggota KAMA fakultas ilmu kesehatan UMS.
5.
Sosial dan
Pengabdian Masyarakat (SOSMA)
Membidangi
hubungan sosial dengan masyarakat, untuk lebih mengenalkan, membantu dan
menerapkan ilmuan kesehatan pada masyarakat luas.
6.
Komunikasi dan
Informasi (Kominfo)
Membidangi
hal-hal yang berkaitan dengan komunikasi dan informasi terhadap isu sosial dan
kesehatan yang ada dan sedang berkembang, guna menunjang mahasiswa FIK dalam
menangkap perkembangan tehnologi maupun kebijakan kesehatan.
III.
Pertemuan (Rapat
dalam Organisasi)
Pertemuan-pertemuan
yang dilakukan oleh pengurus KAMA :
1.
Rapat internal,
pimpinan masing-masing ormawa
Merupakan
pertemuan untuk membahas dan menyelesaikan masalah internal organisasi. Serta
arah kebijakan dan program-program kegiatannya. Rapat ini dilaksanakan minimal
dua pekan sekali.
Tujuan :
a.
Mengkoordinasikan
pengurus organisasi
b.
Merapikan
program-program kegiatan
c.
Schedulling
kegiatan
d.
Mengkontrol
jalannya kegiatan bidang
e.
Sebagai bahan
pertimbangan ketua dalam membuat keputusan
f.
Penyampaian
progress report dari masing-masing bidang.
2.
Rapat Koordinasi
KAMA
Merupakan
pertemuan pimpinan umum dan pimpinan bidang yang ada di BEM, dengan HMP dan
UKM.
Macam-macam
:
-
Rapat koordinasi,
antara pimpinan umum ormawa FIK
-
Rapat koordinasi,
antara pimpinan bidang di BEM, HMP dan UKM
Tujuan
dari rapat koordinasi ini adalah untuk merapikan kegiatan, evaluasi dan berbagi
informasi demi menjalin tujuan bersama.
3.
Rapat Kepanitiaan
Merupakan
pertemuan internal kepanitiaan teknis kegiatan, dan atau bersama SC kegiatan.
Rapat kepanitiaan dilaksanakan sesuai dengan keperluan mereka.
Bertujuan
untuk berkoordinasi pelaksanaan kegiatan dan schedulling kegiatan.
4.
Rapat Kerja
-
Rapat kerja
seluruh ormawa / pengurus KAMA FIK UMS untuk membahas, menetapkan tata tertib
dan program kerja;
-
Menetapkan
standar operasional prosedur (SOP) kelembagaan;
-
Rapat kerja dan
penetapan SOP dilaksanakan satu tahun sekali.
5.
Rapat Pleno
Merupakan
rapat yang harus dilakukan oleh masing-masing internal pengurus ormawa FIK UMS.
Rapat ini
bertujuan untuk mengevaluasi kinerja seluruh pengurus dan program-program yang
telah dilaksanakan, dan diadakan 2-4 kali dalam 1 periode.
IV.
Prosedur
Pelaksanaan Kegiatan
Prosedur
pelaksanaan kegiatan merupakan mekanisme pelaksanaan kepanitiaan kegiatan yang
diselenggarakan di lingkup KAMA FIK UMS.
1. Steering
Committee
Pengertian
:
Steering
committee yang selanjutnya disebut SC merupakan lembaga struktural yang
dibentuk oleh masing-masing departemen / ketua bidang dalam melaksanakan tugas
dan fungsinya untuk melaksanakan kegiatan dengan penuh tanggungjawab, kompeten
dan dapat dipercaya.
Steering
committee adalah badan atau perorangan yang ditunjuk oleh kepala departement/
bidang untuk melaksanakan tujuan dan tugasnya. SC adalah aktifis KAMA FIK.
Tujuan
keberadaan SC :
-
Adanya sebuah tim
khusus yang mengkaji, menganalisa, mengarahkan dan mengevaluasi setiap kegiatan
yang diadakan.
Tugas SC
:
-
Menyusun rencana
konseptual kegiatan;
-
Mentransfer
secara teknis kepada OC yang selanjutnya untuk dilaksanakan dengan penuh
tanggungjawab;
-
Membimbing dan
mengarahkan secara teknis setiap kegiatan;
-
Menjadi badan
pengkaji, penganalisa dan pengevaluasi setiap kegiatan;
2. Organizing
Committee
Pengertian
:
Organizing
committee yang selanjutnya disebut OC merupakan kepanitiaan teknis pelaksana
kegiatan dan bertanggungjawab kepada departement/ bidang tersebut dengan penuh
tanggungjawab, komitmen dan dapat dipercaya.
Tujuan :
Adanya
sebuah tim khusus yang menjalankan pelaksanaan teknis kegiatan.
Tugas
Pokok :
-
Melaksanakan
teknis kegiatan
-
Melaksanakan
kebijakan teknis operasional kegiatan.
Struktur OC :
Ketua OC ditunjuk oleh kesepakatan forum, struktur OC
dipilih oleh ketua panitia atau kesepakatan forum.
Proposal kegiatan yang dibuat oleh kepanitiaan harus
diketahui oleh Gubernur dan Bendahara BEM.
Mekanisme pembentukan :
Pembentukan SC
|
Pemantapan
Konsep
|
Perekrutan Panitia
(Open Recruitment)
|
Pembentukan
Panitia (OC)
|
Pembubaran
Panitia
|
Laporan
Pertanggung Jawaban (LPJ)
|
Evaluasi
Kegiatan
|
Pelaksanaan
Kegiatan
|
BAB V
ETIKA ORGANISASI
Etika
organisasi adalah sistem atau nilai atau norma yang digunakan oleh seluruh
aktivis KAMA FIK UMS dalam pelaksanaan kegiatan sehari-hari. Dalam hal ini
merupakan salah satu kebijakan dari pimpinan tertinggi KAMA FIK UMS.
Aktivia
KAMA FIK UMS dalam menjalankan amanahnya selalu berpedoman kepada Etika
Organisasi dalam menerapkan nilai-nilai perubahan yang lebih baik, serta
berkontribusi nyata terhadap perubahan dan dalam sikap atau etika :
1.
Kejujuran (jujur
dan tulus, dapat dipercaya, selarasnya kata dengan perbuatan). Memiliki
kejujuran berupa integritas, ketulusan, dapat dipercaya dan selarasnya kata
dengan perbuatan, di samping itu bersikap dan berprilaku baik sehingga dapat menjadi
teladan bagi bawahannya;
2.
Menyampaikan
hal-hal yang perlu diketahui oleh orang lain di lingkungan KAMA FIK UMS sesuai
dengan kepentingan dan kewenangannya, terbuka dalam keuangan agar ada proteksi
dan mencegah hal-hal negatif;
3.
Mengutamakan
kepentingan KAMA FIK UMS daripada kepentingan pribadi selain akademis;
4.
Komitmen (loyal kepada
organisasi, konsisten pada keputusaan, dan berdedikasi tinggi);
5.
Bekerja dengan
dedikasi tinggi yang dilandasi dengan kesamaan andang dan tujuan dengan
organisasi;
6.
Bertanggungjawab
penuh atas pelaksanaan keputusan yang telah ditetapkan sesuai dengan kewenangan
dan berani menanggung resiko atas keputusan yang diambilnya;
7.
Kerjasama (open-minded, menerima perbedaan dan
kritik, positif thinking, tidak
sektoral, tidak menyalahkan orang lain);
8.
Membangun sinergi
dan terbentuknya kerja tim yang solid dengan menghilangkan sekat-sekat yang
membatasi kinerja;
9.
Menciptakan iklim
dimana semua aktivis KAMA FIK UMS bisa berpartisipasi dan berkontribusi dengna
menumbuh kembangkan ide, kreatifitas dan gagasan banyak orang (open-minded)
serta selalu melihat sisi positif dan manfaat dari setiap ide/ gagasan/ kritik/
permasaahan yang disampaikan tanpa mencari-cari kesalahan orang lain.
10. Disiplin (patuh pada aturan dan sistem).
11. Berkontribusi dengan mengikuti sistem peraturan dan
perundangan yang berlaku serta hasil pencapaian performansi tidak dilakukan
melalui cara-cara jalan pintas, demi terciptanya : good organization.
12. Respect terhadap keadaan masyarakat luas dan peka
terhadap kondisi bangsa serta mampu menghadirkan solusi. Seperti bencana dan
keadaan sosial politik baik regional maupun nasional.
13. Bertanggung jawab dalam memberikan hal terbaik bagi
organisasi, dengan menjaga kualitas kegiatan dari proker tiap departemen dan
bidng. Selalu melakukan perbaikan serta meningkatkan hasil.
14. Melaksanakan perilaku yang diamanatkan dalam budaya
positif organisasi KAMA FIK UMS.
15. Aktivis KAMA FIK UMS mempunyai komitmen untuk bekerja
sesuai aturan yang telah ada ataupun disepakati bersama.
16. Rapi dalam segala tndakan dan tertib administrasi.
17. Aktivis KAMA FIK UMS harus mengutamakan team work daripada
kerja individu. Sehingga membangun sinergi dan terbentuknya kerja tim yang kuat,
sehingga terciptanya aktivis KAMA FIK UMS yang bisa berpartisipasi dan
berkontribusi. Dengan kerjasama akan memunculkan ide, kreatifitas, dan gagasan
banyak orang, sehingga tugas yang berat menadi lebih ringan, dapat dilakukan
lebih cepat, lebih cerdas dan lebih inovatif.
18. Aktivis KAMA FIK UMS menjunjung tinggi nilai-nilai
kejujuran, berkata tidak melebih-lebihkan dan mengurangi esensi informasi
sehingga tidak akan terjadi kesalahan persepsi.
19. Aktivis KAMA FIK UMS berani mengambil resiko dan
bertanggungjawab atas segala tindakan yang diperbuatnya meskipun itu berat.
20. Bersikap produktif dan kreatif serta tidak mematikan
potensi aktivis KAMA FIK UMS yang lain. Mampu bersosialisasi dengan baik dan
menciptakan suasana kondusif di iklim kompetisi yang sehat.
21. Aktivis KAMA FIK UMS harus patuh waktu dan tepat waktu
dalam segala pertemuan, maupun menghadiri acara yang diadakan oleh pihak luar,
sehingga akan membangun image positif lembaga, menunjukan professionalisme, dan
menumbuhkan budaya disiplin.
22. Mampu mencari jaringan kerjasama baru seperti
sponsorship, institusi, data personal di tingkatan eksekutif, legislatif,
yudikatif dan memperluas jaringan di sektor gerakan kemahasiswaan, akademiki,
kalangan professional, peneliti atau ilmuwan, LSM dan sebagainya tanpa kecuali
dan harus mentaati aturan yang telah ditetapkan.
23. Boleh menggunakan semua properti di basecamp KAMA FIK
UMS dan menjaganya dengan baik. Dan harus diketahui serta izin kepada
pihak-pihak terkait. Jangan dihilangkan apalagi dicuri, akan dikenakan sanksi
sesuai kesepakatan jika ada yang melanggarnya.
24. Mencegah berbenturannya kepentingan pribadi dengan
organisasi. Dan menghindari kepentingan organisasi lain, yang akan merugikan
KAMA FIK UMS.
25. Menghindari perilaku yang dapat merusak organisasi
KAMA FIK UMS berupa perpecahan dan iklim tidak sehat karena dapat menimbulkan
pergeseran nilai-nilai yang telah dipegang oleh KAMA FIK UMS. Karena hal ini
dapat membengaruhi produktifitas dan parameter keberhasilan dari organisasi.
26. Menghindari manuver politik negatif yang dapat
menimbulkan perpecahan, yang akan berdampak negatif bagi kinerja dan
keharmonisan di KAMA FIK UMS.
27. Semua aktivis KAMA FIK UMS boleh menggunakan fasilitas
yang ada di KAMA FIK UMS. Penggunaan fasilitas hanya diperuntukan bagi
kepentingan KAMA FIK UMS bukan kepentingan pribadi.
28. Semua aktivis KAMA FIK UMS wajib menjaga kebersihan,
keindahan dan kerapihan yang telah dijaga. Pimpinan KAMA berhak memberi sanksi
tegas bagi setiap pelanggar.
29. Menghindari sikap tidak baik seperti berkata kotor
atau bertindak kotor dan lain-lain.
30. Dilarang bertindak diskriminasi terhadap aktivis KAMA
FIK UMS yang lain. Dilarang membentuk komunitas yang dapat menimbulkan
perpecahan antar internal KAMA FIK UMS. Menghargai orang yang berbeda agama,
suku dan ras.
31. Setiap aktivis KAMA FIK UMS harus menjaga akhlak diri
yang baik, menghindari perilaku yang tercala dan menjunjung tinggi aturan
agama, sehingga tercipta lingkungan yang religius.
32. Mentaati dan menjalankan AD/ART KAMA FIK UMS.
BAB VI
PENUTUP
Demikian
buku panduan ini dibuat. Kami berharap agar buku ini dapat menjadi pedoman
rekan-rekan semua dalam pelaksanaan kinerjanya selama masa bhakti kepengurusan.
Dalam fungsi pelayanan dan kehadirannya di lingkungan kampus dan masyarakat.
Seluruh
aktivis KAMA FIK UMS dalam perilakunya harus mencerminkan nilai-nilai atau
norma yang berlaku, agar budaya positif organisasi bisa tercipta, cerdas dan
berkarakter. Harapannya aktivis sebagai calon-calon pemimpin masa depan, mampu
menjadi insan yang bertanggungjawab dengan berbingkai akhlak yang mulia.
Hal-hal
yang belum diatur dalam SOP (standar operasional prosedur) ini akan diatur
kemudian melalui kebijakan BEM FIK UMS 2013.
HIDUP MAHASISWA…!!!
